Conservazione Sostitutiva

La Conservazione Sostitutiva è il pilastro della dematerializzazione aziendale. Non consiste nel semplice salvataggio di un file su un server, ma in un processo regolamentato che prevede l'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale. Questo garantisce che il documento non sia stato alterato dalla sua creazione e che sia opponibile a terzi in caso di controlli fiscali o controversie legali.

Per le PMI italiane, questo strumento è obbligatorio per le fatture elettroniche, ma può essere esteso a libri contabili, contratti e LUL (Libro Unico del Lavoro). Implementare un sistema di conservazione a norma permette di eliminare definitivamente gli archivi cartacei, riducendo i costi di gestione, spazio fisico e ricerca documentale.

Requisiti e Standard Normativi

• Autenticità e Integrità: Assicurata tramite firme digitali e sigilli elettronici qualificati.
• Certificazioni AgID: I provider devono rispettare standard elevati di sicurezza e affidabilità per la gestione dei flussi documentali.
• Accessibilità nel Tempo: Garanzia che i formati digitali utilizzati rimangano leggibili per tutto il periodo di conservazione obbligatoria (solitamente 10 anni).

Nel contesto del Bando Digitale, l'adozione di software per la gestione documentale e la conservazione a norma rientra tra le spese ammissibili per la trasformazione digitale delle imprese. Grazie ai voucher del MIMIT, è possibile integrare questi sistemi nel proprio flusso di lavoro aziendale, migliorando la compliance e l'efficienza amministrativa.